Wprowadzenie
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) to jedna z popularniejszych form prowadzenia działalności gospodarczej, która pozwala na elastyczne zarządzanie finansami oraz odliczanie wielu kosztów związanych z prowadzeniem działalności. Jednak nie wszystkie wydatki mogą być uznane za koszty podatkowe. W tym artykule wyjaśnimy, co można, a czego nie można odliczyć od dochodu w spółce z o.o., aby zoptymalizować zobowiązania podatkowe.
Adam Mianowski, założyciel biura rachunkowego „Podsumowując” i praktyk z wieloletnim doświadczeniem, zauważa:
„Prawidłowe klasyfikowanie wydatków jest kluczowe, szczególnie w przypadku spółki z o.o., gdzie kontrola podatkowa może być bardziej rygorystyczna. Naszym klientom zawsze doradzamy, aby na bieżąco konsultowali swoje wydatki – to pozwala uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek”.
Koszt uzyskania przychodu w spółce z o.o.
Koszt uzyskania przychodu to wydatek, który został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodu i dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych (CIT). W spółkach z o.o. koszt ten musi być:
- bezpośrednio związany z działalnością firmy,
- udokumentowany, np. fakturą lub rachunkiem, lub innym dokumentem spełniającym warunki ujęte w ustawie o rachunkowości oraz ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.
„Współpracując z klientami spółek z o.o., zawsze dokładnie przyglądamy się każdej fakturze i rachunkowi. Traktujemy te sprawy indywidualnie, ponieważ każdy przypadek może być inny. Motto „nie ma głupich pytań” ma tu szczególne znaczenie, bo każda wątpliwość, którą wyjaśnimy na bieżąco, może oszczędzić firmie problemów w przyszłości” – podkreśla Mianowski.
Najczęściej odliczane koszty w spółkach z o.o.
Poniżej przedstawiamy najczęściej uznawane koszty, które spółki z o.o. mogą odliczyć od dochodu:
- Koszty administracyjne i biurowe:
- Wynajem biura, koszty mediów, remonty oraz wyposażenie.
- Koszty związane z prowadzeniem biura, np. sprzęt komputerowy, materiały biurowe, meble.
- Koszty zatrudnienia:
- Wynagrodzenia pracowników, składki ZUS, szkolenia i rozwój zawodowy.
- Koszty rekrutacji oraz utrzymania pracowników, takie jak sprzęt i narzędzia pracy.
- Transport i podróże służbowe:
- Koszty eksploatacji samochodu firmowego, paliwo, ubezpieczenie oraz amortyzacja pojazdu.
- Diety, noclegi i bilety na podróże służbowe.
- Usługi zewnętrzne:
- Koszty współpracy z innymi firmami, np. usługi księgowe, prawne, doradcze i reklamowe.
- Koszty finansowe:
- Koszty kredytów, pożyczek, leasingu, innych inwestycji długoterminowych.
Odliczenia VAT od zakupów firmowych
Spółka z o.o., jako czynny podatnik VAT, ma prawo odliczać VAT od wydatków poniesionych na potrzeby działalności przychodowej spółki, o ile są one odpowiednio udokumentowane. Dotyczy to m.in. zakupów materiałów biurowych, usług czy towarów przeznaczonych do dalszej sprzedaży.
„Jednym z pytań, które regularnie słyszę, jest ‘czy od tego można odliczyć VAT?’. Dzięki szczegółowym wyjaśnieniom i odpowiedniej dokumentacji nasi klienci mogą być pewni, że ich odliczenia VAT są zgodne z przepisami” – mówi Mianowski.
Wydatki, które nie mogą być odliczone
Niektóre wydatki nie mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodu. Przykłady wydatków, które nie mogą być odliczone:
- Koszty reprezentacyjne: np. zakup alkoholu, luksusowych upominków dla klientów.
- Wydatki na cele osobiste: np. prywatne zakupy, które nie są bezpośrednio związane z działalnością firmy.
- Mandaty, kary, grzywny: wynikające z działalności lub błędów pracowników.
- Koszty niezwiązane z działalnością gospodarczą: np. wydatki związane z prywatnymi podróżami.
„W biurze ‘Podsumowując’ dokładnie analizujemy wydatki naszych klientów. Problemy naszych klientów są naszymi problemami, dlatego z każdą sprawą obchodzimy się indywidualnie, by upewnić się, że wszystko jest zgodne z przepisami” – dodaje Adam Mianowski.
Dokumentacja wydatków i jej znaczenie
Prawidłowa dokumentacja to podstawa przy odliczeniach podatkowych. Wszystkie wydatki, które chcemy uznać za koszty, muszą być właściwie udokumentowane – najlepiej fakturami VAT. Wydatki, które budzą wątpliwości oprócz faktury, posiadają dodatkową dokumentację opisową, specyfikację, wykaz usług i prac wykonanych w ramach wydatku itd. Dzięki temu, podczas kontroli podatkowej, spółka będzie mogła udowodnić zasadność swoich wydatków.
„Często przypominam klientom, że rzetelna dokumentacja to ich najlepsze zabezpieczenie. My, w biurze ‘Podsumowując’, traktujemy każde rozliczenie jako naszą wspólną sprawę. Klient nigdy nie jest sam ze swoimi sprawami – wspieramy go na każdym kroku” – podkreśla Mianowski.
Podsumowanie
Prawidłowe klasyfikowanie i odliczanie kosztów w spółce z o.o. pozwala zoptymalizować zobowiązania podatkowe i lepiej zarządzać finansami firmy. Dzięki odpowiedniej dokumentacji oraz konsultacjom z doświadczonym księgowym możesz zyskać pewność, że wszystko jest zgodne z przepisami.
Dlaczego warto wybrać biuro rachunkowe „Podsumowując”?
W „Podsumowując” przykładamy ogromną wagę do szczegółów. Problemy klientów traktujemy jak własne, a nasze motto „nie ma głupich pytań” sprawia, że zawsze jesteśmy gotowi pomóc. Dzięki naszemu wsparciu, nasi klienci mają pewność, że ich finanse są w najlepszych rękach i że księgowość staje się prawdziwym wsparciem biznesowym.
