Wprowadzenie
Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) wiąże się z licznymi obowiązkami podatkowymi, ale także z pewnymi przywilejami, jak możliwość odliczenia od dochodu wielu kosztów, które powstały w związku z działalnością firmy. W tym artykule omówimy, jakie koszty możesz legalnie odliczać, aby obniżyć podstawę opodatkowania i, w konsekwencji, płacić mniejszy podatek od przychodu.
Adam Mianowski, założyciel i główny księgowy biura rachunkowego „Podsumowując”, podkreśla:
„Odliczenia to ważny element, który pozwala przedsiębiorcy lepiej zarządzać swoimi finansami. Dobrze prowadzona księgowość to nie tylko formalność, ale i narzędzie, które pomaga optymalizować koszty działalności”.
Każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć jakie rodzaje podatków musi lub będzie musiał w przyszłości zapłacić. Najważniejsze z nich to Podatek dochodowy od osób fizycznych (PDoF) oraz podatek od towarów i usług (VAT). Oba podatki płacimy w momencie powstania przychodów w działalności i w obu istnieje możliwość zmniejszenia podstawy opodatkowania o odpowiednie koszty podatkowe.
Czym jest koszt uzyskania przychodu?
Koszt uzyskania przychodu to wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia jego źródła, dotyczy więc podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT). Aby wydatek mógł zostać uznany za koszt podatkowy, musi być:
- bezpośrednio związany z działalnością gospodarczą,
- udokumentowany fakturą, rachunkiem lub innym dokumentem spełniającym warunki ujęte w ustawie o rachunkowości oraz ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych
- oraz nie może znajdować się na liście wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.
„Pamiętajmy, że koszt uzyskania przychodu nie jest tylko pojęciem prawnym – to realne środki, które można przeznaczyć na rozwój firmy i zwiększenie przychodów, a nie na podatki. Warto mieć w tym obszarze wsparcie księgowego, aby nie przeoczyć żadnej okazji do oszczędności” – dodaje Mianowski.
2. Najczęściej odliczane koszty w JDG
Oto przykłady wydatków, które najczęściej podlegają odliczeniu od dochodu w JDG:
- Koszty związane z biurem:
- Wynajem powierzchni biurowej, koszty mediów, remonty i wyposażenie.
- Jeśli biuro znajduje się w prywatnym mieszkaniu przedsiębiorcy, można odliczyć część kosztów, takich jak czynsz, media i Internet, proporcjonalnie do powierzchni zajmowanej przez działalność gospodarczą.
- Sprzęt i wyposażenie:
- Zakup komputerów, drukarek, telefonów, a także ich naprawa i serwisowanie.
- Koszty licencji na oprogramowanie oraz wszelkie niezbędne narzędzia i sprzęt.
- Podróże służbowe i transport:
- Koszty dojazdów do klientów, paliwo, amortyzacja samochodu (jeśli jest własnością firmy) oraz bilety na transport publiczny.
- Koszty diet i noclegów podczas wyjazdów służbowych.
- Usługi zewnętrzne:
- Koszty współpracy z innymi firmami, takie jak usługi księgowe, doradcze, reklamowe i prawne.
- Szkolenia i rozwój:
- Koszty kursów, szkoleń i konferencji zawodowych związanych bezpośrednio z działalnością firmy.
„Zdarza się, że przedsiębiorcy nie są pewni, co kwalifikuje się jako koszt podatkowy, a co nie. Często ich wątpliwości rozwiewamy wspólnie, a każda taka analiza to dla nas nowe wyzwanie. U nas nie ma głupich pytań, każdy klient może liczyć na jasne i pełne wyjaśnienie” – mówi Mianowski.
3. Odliczenia VAT od zakupów na potrzeby działalności
Warto pamiętać, że przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT mogą dodatkowo odliczyć od osiągniętego przychodu, który jest dodatkowo opodatkowany podatkiem od towarów i usług, podatek VAT od zakupów firmowych. Aby móc skorzystać z tego przywileju, należy upewnić się, że faktura jest wystawiona na pełne dane firmy i że wydatek jest bezpośrednio związany z prowadzoną działalnością.
„Podatek VAT to obszar, który może być zawiły, zwłaszcza dla osób rozpoczynających działalność. Dlatego zachęcamy naszych klientów, by zadawali pytania i korzystali z naszej wiedzy. Dzięki temu ich księgowość staje się bardziej przejrzysta, a oni mają poczucie kontroli nad swoimi finansami” – dodaje Adam Mianowski.
4. Których kosztów nie można odliczyć?
Nie wszystkie wydatki mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Przykłady wydatków, których nie można odliczyć w JDG:
- Koszty związane z utrzymaniem mieszkania (jeśli nie jest miejscem prowadzenia działalności).
- Wydatki na cele osobiste.
- Mandaty i kary administracyjne.
Część wydatków może zostać odliczona od podstawy opodatkowania jedynie w określonej w przepisach proporcjonalnej części. W tym wypadku przykładem jest wydatek na paliwo do samochodu, który jest wykorzystywany w celach prywatnych oraz firmowych. W takim przypadku można odliczyć 50% VAT, a kosztem uzyskania przychodu jest tylko 75% poniesionego wydatku.
5. Jak prowadzić dokumentację, by ułatwić sobie życie?
Dokumentowanie kosztów to kluczowy i konieczny element prawidłowego rozliczania się z fiskusem. Należy przechowywać faktury i rachunki związane z wydatkami firmowymi nie krócej niż pięć lat po zamknięciu ostatniego roku podatkowego w działalności, a także prowadzić rzetelną elektroniczną dokumentację w księdze przychodów i rozchodów (KPiR), która może zostać dostarczona w każdej chwili do kontroli dla Urzędu Skarbowego, w wymaganej przepisami formie JPK.
„Zarządzanie kosztami i dokumentacją to fundament udanej księgowości. U nas w biurze stawiamy na przejrzystość – klient zawsze wie, co się dzieje z jego dokumentacją i kosztami. Dzięki temu współpraca z księgowym staje się prawdziwym partnerstwem” – podkreśla Adam Mianowski.
Podsumowanie
Odliczanie kosztów w ramach JDG to sposób na efektywne zarządzanie finansami. Każdy koszt związany z działalnością gospodarczą może przyczynić się do obniżenia zobowiązań podatkowych, ale tylko pod warunkiem, że zostanie właściwie udokumentowany. W przypadku wątpliwości warto skonsultować się z doświadczonym księgowym, który pomoże upewnić się, że wszystko jest zgodne z przepisami i pozwoli uniknąć niepotrzebnych błędów.
Dlaczego warto skorzystać z usług biura „Podsumowując”?
W „Podsumowując” patrzymy na każdy przypadek indywidualnie i traktujemy problemy klientów jak własne. Każda współpraca to dla nas partnerstwo, a motto „nie ma głupich pytań” to dla nas codzienność. Dzięki rzetelnej i przejrzystej obsłudze księgowej, nasi klienci mogą skupić się na tym, co naprawdę istotne – rozwoju swojej działalności.
